Assistente de e-mail com IA.

O que um assistente de e-mail com IA faz pela tua PME

Ao contrário das respostas automáticas clássicas, que só enviam um «Entraremos em contacto contigo», um assistente de e-mail com IA responde ao assunto concreto. Rotina de exemplo: uma cliente pergunta que documentos são necessários para a declaração de IRS; o assistente reconhece o assunto, consulta a tua base de conhecimento, redige uma resposta concreta, acrescenta o aviso padrão sobre o próximo prazo e apresenta-ta como rascunho para aprovares. Com o envio automático ativado, sai sem intervenção humana. Perante assuntos sensíveis (uma reclamação, uma questão jurídica, um caso especial individual), o e-mail é escalado para ti com um resumo; só recebes o correio que precisa mesmo de ti.

• Respostas de rotina a toda a hora, também de noite e ao fim de semana
• Lógica de escalonamento em casos sensíveis ou complexos
• As atualizações da base de conhecimento produzem efeito imediato em todas as respostas futuras
• Registo de auditoria de cada resposta enviada com IA
• Idioma: 17+ idiomas, com a região DACH por predefinição

Assim funciona a ligação IMAP/SMTP

O agente de e-mail utiliza o protocolo padrão IMAP/SMTP e funciona com qualquer caixa de correio que suporte estes padrões, ou seja, praticamente qualquer caixa de correio profissional na região DACH. Sem dependência do fornecedor através de API proprietárias. A configuração fazes tu ou ficamos nós responsáveis por ela: introduzir o endereço do servidor IMAP, a porta, o nome de utilizador e a palavra-passe, no Google uma palavra-passe de aplicação, verificar a ligação de teste. O agente lê os e-mails novos por IMAP, processa-os alojados na UE na Hetzner Alemanha e envia a resposta de volta por SMTP. O e-mail original fica marcado como «lido» na caixa de entrada, a resposta da IA fica como rascunho para aprovação no painel até ativares o envio automático.

Base de conhecimento + lógica de escalonamento

A base de conhecimento é preenchida uma única vez a partir do teu site, das tuas FAQ e dos teus documentos (PDF, DOCX, Markdown). As atualizações produzem efeito imediato em todas as respostas futuras, sem necessidade de reformação. Com regras de encaminhamento defines quais os e-mails que não são respondidos, por exemplo perante palavras-chave como reclamação, jurídico, urgente, advogado ou «falar pessoalmente». Se uma regra se verificar, o e-mail não é respondido, mas encaminhado para ti.

EU AI Act art. 50, transparência nas respostas de e-mail

A partir de 02.08.2026, o artigo 50 do Regulamento de IA da UE obriga todos os fornecedores que enviam respostas com IA à clientela final a um aviso inequívoco. Para o e-mail, isto significa em concreto: cada resposta enviada com IA deve incluir no rodapé um aviso de que a resposta foi redigida por uma IA. A rinqo faz isto por predefinição: cada e-mail enviado leva um aviso pequeno e discreto no rodapé, ajustável no texto e na posição. Nos e-mails escalados (respondidos por ti pessoalmente), o aviso desaparece automaticamente. Assim, a conformidade não é um esforço de configuração, mas algo que vem por predefinição.

Faturação em créditos

A faturação é feita em créditos: 1 crédito corresponde a 2 e-mails. O que isso representa para o teu volume de correio, calculamos na primeira conversa com os teus números reais.

Modelos de e-mail com IA, em vez de manter 50 modelos à mão

Os modelos de e-mail estáticos são a tentativa clássica de escalar as respostas: um bloco de texto por assunto, copiar à mão, ajustar à mão. Funciona para três assuntos, falha a partir de trinta. O assistente de e-mail da rinqo substitui o conceito de modelo: em vez de blocos fixos, a IA gera para cada e-mail uma resposta específica a partir da tua base de conhecimento. Sem manter modelos, sem copiar e colar, sem respostas desatualizadas. Quem ainda assim precisar de blocos fixos (confirmação de fatura, lembrete de marcação, aviso de envio padrão) pode guardar modelos como «resposta preferida»: a IA usa-os como base e ajusta apenas os detalhes específicos do contexto.

• Respostas dinâmicas em vez de 50 modelos estáticos
• Modo híbrido: modelos como base de resposta, a IA acrescenta o contexto
• A atualização da base de conhecimento produz efeito imediato em todas as respostas
• Sem sobrecarga de manutenção por cada variante de modelo

Responder e-mails automaticamente, sem respostas automáticas genéricas

«Estou de férias» ou «Entraremos em contacto dentro de 24 horas»: as respostas automáticas clássicas não resolvem nenhum assunto, apenas o adiam. O assistente automatiza a resposta a sério: reconhecer o assunto, consultar a base de conhecimento, redigir uma resposta concreta, encerrar o caso. Exemplo de um gabinete de contabilidade: uma cliente pergunta até quando deve enviar os comprovativos para a declaração periódica de IVA. A resposta automática clássica escreve «Entraremos em contacto» e a cliente continua à espera. O assistente responde em concreto a partir da tua base de conhecimento: «Por favor envia-nos os comprovativos até ao dia 5 do mês seguinte, a declaração é devida no dia 10.» O assunto está resolvido, a cliente descansada, e tu só tens de aprovar ou deixar o envio automático a funcionar. Para reclamações, temas jurídicos ou novos mandatos, o escalonamento para uma pessoa continua a ser a predefinição: a IA só trata do que domina com segurança.

IA de caixa de correio para Outlook e afins, autónoma em vez de rascunho

Os assistentes das suites de escritório redigem respostas de e-mail antecipadamente. O envio continua a ser manual, caixa a caixa, com licença por pessoa. A rinqo resolve o mesmo caso de uso de outra forma: ligação IMAP/SMTP à tua caixa de correio existente (Office365, Exchange ou qualquer outro fornecedor), processamento na Hetzner Alemanha, modelos de IA com tratamento de dados garantido por contrato na UE. Os pedidos padrão são respondidos pelo agente de forma autónoma, assim que ativares este modo; os casos complexos são escalados para ti com contexto. Uma licença para toda a equipa, não por caixa de correio. Se se tratar de funcionalidades de assistência próprias da suite (rascunhos de calendário, notas de reunião), o assistente da tua suite de escritório continua a ser a solução mais direta; se se tratar de responder e-mails automaticamente, a rinqo é o caminho adequado.

O que o setor diz sobre isto

Descrições de problemas reais de fóruns de PME da região DACH. Padrão principal: o congestionamento de e-mail gera irritação nos clientes e prazos falhados, exatamente o caso de uso que um assistente de e-mail com IA resolve.

• «mas ele simplesmente não dá sinais de vida durante 2 semanas e nunca está disponível para falar», o cliente Rotzeplom sobre o seu contabilista, sellerforum.de, 28.07.2022
• «Relativamente a 2022, até agora não foi entregue uma única declaração periódica de IVA», o cliente xMerchant sobre o atraso do contabilista, sellerforum.de, 29.07.2022
• «abriram-se mesmo imensas frentes de trabalho», o cliente Wollomo sobre a sobrecarga do contabilista, sellerforum.de, 31.07.2022