IA no recrutamento.

O que o agente de receção faz pelo teu recrutamento

Quando os candidatos te ligam, o agente de receção atende a chamada, mesmo fora do horário de expediente, ao fim de semana, em feriados. Saúda a pessoa que liga, pergunta pela vaga e responde às perguntas mais frequentes a partir da tua oferta de emprego (requisitos, faixa salarial, localização, turnos, prazo de candidatura). Regista o nome, o contacto e a vaga a que a pessoa se candidata e, se ela quiser, marca uma reunião no calendário de RH. Nos e-mails, o agente de e-mail responde a perguntas e passa cada candidatura, com os respetivos documentos, à tua equipa. O que nenhum dos dois faz: avaliar, ordenar ou excluir candidaturas, avaliar entrevistas, negociar salários. Isso fica com a tua equipa. Manténs o controlo sobre cada decisão de pessoal, os agentes só te tiram a rotina.

Onde a IA no recrutamento te ajuda em concreto

O desafio mais frequente: chamadas de candidatos fora do horário de expediente. Os candidatos ligam muitas vezes à noite ou ao fim de semana, quando a tua equipa de RH não está disponível. Com o agente de receção, estas chamadas não se perdem: atendimento 24 horas por dia, respostas às perguntas, resumo por e-mail para o RH. Segundo: perguntas-padrão na época alta. Quando fazes uma campanha de recrutamento (formação profissional, estágio, trabalhadores sazonais), chegam muitas chamadas em pouco tempo. As perguntas mais frequentes sobre a tua oferta de emprego responde-as o agente de receção, e só as perguntas especiais chegam a ti. Terceiro: candidaturas por e-mail. O agente de e-mail confirma a receção, responde a perguntas e passa cada candidatura completa à tua equipa, sem a avaliar. Quarto: marcação de primeiras entrevistas. O agente de receção vê o calendário de RH (Google Calendar, Outlook ou CalDAV, por exemplo iCloud) e marca diretamente. Os candidatos recebem um e-mail de confirmação com entrada no calendário. Quinto: lembrete antes da reunião. Na véspera, o agente lembra a entrevista marcada, com a possibilidade de confirmar, remarcar ou cancelar.

• Chamadas de candidatos 24 horas por dia com respostas a perguntas-padrão (agente de receção)
• Marcação de reuniões no calendário de RH via Google Calendar / Outlook / calendário CalDAV
• Sem avaliação nem pré-seleção pela IA, cada candidatura é vista pela tua equipa

RGPD e AI Act no recrutamento, o que deves saber enquanto empresa

O recrutamento é juridicamente muito sensível. Os dados dos candidatos são sensíveis, e as decisões automatizadas estão estritamente limitadas pelo art. 22.º do RGPD. O Regulamento da IA classifica como de risco elevado, no anexo III, ponto 4, alínea a), os sistemas de IA usados para o recrutamento ou a seleção, expressamente também para analisar e filtrar candidaturas e para avaliar candidatos. Por isso, a rinqo traça uma linha clara: os agentes respondem a perguntas, recebem documentos e marcam reuniões. Não avaliam, não filtram nem ordenam candidaturas, e os nossos termos e condições também o excluem. A isto junta-se o art. 50.º do Regulamento da IA: os candidatos têm de saber, o mais tardar no primeiro contacto, que estão a falar com uma IA. Na rinqo, este aviso vem configurado de série. Os dados ficam em servidores na Alemanha e são tratados na UE, com contrato de subcontratação nos termos do art. 28.º do RGPD.

Como a rinqo se integra na tua suite de RH

Se já usas Personio, SAP SuccessFactors ou Workday, a rinqo não substitui nada disso. A tua suite de RH continua a gerir o fluxo de recrutamento propriamente dito: oferta de emprego, pipeline de candidatos, integração. A rinqo trabalha antes do pipeline, no primeiro contacto com os candidatos. Se alguém liga a perguntar «Que experiência é exatamente esperada?», o agente de receção responde a partir da oferta de emprego e, se a pessoa quiser, marca uma reunião no teu calendário de RH. Os dados da conversa (nome, contacto, vaga a que se candidatou, reunião marcada) seguem por webhook para um sistema à tua escolha. Assim reduzes o esforço de RH antes do pipeline, sem mudar as tuas ferramentas. Uma ligação direta à tua suite de RH configuramos contigo.

Assim configuras a rinqo para o recrutamento

Acompanhamos-te na configuração. Passo um: as tuas ofertas de emprego abertas entram como conhecimento (PDF, Word, URL de página web). A partir daí, o agente de receção conhece a vaga, os requisitos, a faixa salarial e a localização. Passo dois: defines o que segue para a tua equipa, por exemplo qualquer pergunta que não esteja na oferta. Passo três: ligas o teu calendário de RH (Google Calendar, Outlook ou CalDAV, por exemplo iCloud) e defines os horários disponíveis. Passo quatro: publicas nas tuas ofertas de emprego um número de telefone próprio para chamadas de candidatos, que vai diretamente para o agente de receção. A partir daí, o agente atende chamadas, responde a perguntas-padrão e marca reuniões. Opcional: um widget de chat na tua página de carreiras e o agente de e-mail para os e-mails de candidatura. Todos os canais podem usar o mesmo conhecimento, e os candidatos recebem a mesma resposta ao telefone, no chat ou por e-mail. O aviso de IA vem configurado de série, e o contrato de subcontratação celebras com o registo.