Un mensaje de ausencia tiene una sola función: decirle a quien escribe que ahora mismo nadie lo lee, y a quién dirigirse en su lugar. Se escribe en un minuto. Aun así, la mayoría de los mensajes son o demasiado largos, o demasiado vagos, o no ofrecen una alternativa real.
Tres plantillas que bastan
Los buenos mensajes de ausencia comparten la misma estructura: periodo, contacto alternativo, vuelta. Sin dramatismo, sin disculpas.
„No tendré disponibilidad hasta el 4 de agosto. Para asuntos urgentes, Ana García puede ayudarte: ana.garcia@empresa.es. Vuelvo el 5 de agosto y te contesto.“
„Ahora mismo estoy de baja por enfermedad. Este mensaje no se reenvía. Escribe a nuestro equipo a equipo@empresa.es, allí te atenderán con rapidez.“
„Tu correo ha llegado. Reviso los mensajes una vez al día y te respondo en un plazo de 24 horas. Si es urgente, llama sin problema al 911 234 567.“
Por qué el mensaje no resuelve el problema
Un mensaje de ausencia da largas. Dice: ahora no. Para quien está al otro lado, eso significa esperar, o preguntar en otro sitio. En una consulta interna entre compañeros, se asume sin problema. En una consulta de alguien que quiere comprar o reservar, sale caro. Quien pide presupuesto y recibe un mensaje automático durante tres días, para entonces ya tiene su presupuesto en otro sitio.
El contacto alternativo del texto es media solución, y solo si esa persona tiene tiempo de verdad y conoce el asunto. Muchas veces ninguna de las dos cosas se cumple. Entonces el mensaje traslada la consulta a la siguiente persona desbordada, que acaba escribiendo su propio mensaje de ausencia.
El mensaje que resuelve el asunto
Más interesante que un mensaje que da largas es uno que responde. Eso es justo lo que hace el agente de correo de Rinqo. Vive en tu bandeja de entrada y responde las consultas que llegan con el conocimiento de tu empresa, mientras no estás. No con una frase hecha, sino con la respuesta real a la pregunta: horarios, condiciones, disponibilidad, el próximo hueco libre.
Lo que no puede responder por sí mismo lo ordena y lo marca, para que al volver no te encuentres 200 correos sin leer, sino una lista ya clasificada. Y como usa la misma base de conocimiento que tu agente telefónico y el de chat, su respuesta es la misma en todas partes. Una verdad, no tres versiones.
Para dos semanas de vacaciones con alguien cubriéndote en el equipo, cualquiera de las plantillas de arriba te sirve. Si tu bandeja de entrada es el cuello de botella durante todo el año, la pregunta ya no es cómo suena el mensaje, sino si hace falta un mensaje siquiera.
