Asistente de correo con IA.

Qué hace un asistente de correo con IA por tu pyme

A diferencia de las respuestas automáticas clásicas, que solo envían un «Nos pondremos en contacto contigo», un asistente de correo con IA responde el asunto concreto. Rutina de ejemplo: una clienta pregunta qué documentos hacen falta para su declaración de la renta; el asistente reconoce el asunto, lo consulta en tu base de conocimiento, redacta una respuesta concreta, añade el aviso estándar sobre el próximo plazo y te la presenta como borrador para tu aprobación. Con el envío automático activado, sale sin intervención humana. Ante asuntos sensibles (una reclamación, una consulta jurídica, un caso especial individual), el correo se escala a ti con un resumen; solo recibes el correo que de verdad te necesita.

• Respuestas de rutina a cualquier hora, también de noche y en fin de semana
• Lógica de escalación ante casos sensibles o complejos
• Las actualizaciones de la base de conocimiento surten efecto de inmediato en todas las respuestas futuras
• Registro de auditoría de cada respuesta enviada con IA
• Idioma: 17+ idiomas, con la región DACH por defecto

Así funciona la conexión IMAP/SMTP

El agente de correo utiliza el protocolo estándar IMAP/SMTP y funciona con cualquier buzón que admita estos estándares, es decir, prácticamente cualquier buzón profesional de la región DACH. Sin dependencia del proveedor a través de API propietarias. La configuración la haces tú mismo o la hacemos nosotros: introducir la dirección del servidor IMAP, el puerto, el usuario y la contraseña, una contraseña de aplicación en Google, comprobar la conexión de prueba. El agente lee los correos nuevos por IMAP, los procesa alojado en la UE en Hetzner Alemania y envía la respuesta de vuelta por SMTP. El correo original queda marcado como «leído» en la bandeja de entrada, y la respuesta de la IA queda como borrador para tu aprobación en el panel hasta que actives el envío automático.

Base de conocimiento + lógica de escalación

La base de conocimiento se rellena una sola vez a partir de tu web, tus FAQ y tus documentos (PDF, DOCX, Markdown). Las actualizaciones surten efecto de inmediato en todas las respuestas futuras, sin necesidad de reentrenar. Con reglas de reenvío defines qué correos no se responden, por ejemplo ante palabras clave como reclamación, jurídico, urgente, abogado o «hablar en persona». Si se cumple una regla, el correo no se responde, sino que se deriva a ti.

EU AI Act art. 50, transparencia en las respuestas de correo

A partir del 02.08.2026, el artículo 50 del Reglamento de IA de la UE obliga a todo proveedor que envíe respuestas con IA a la clientela final a un aviso inequívoco. Para el correo, esto significa en concreto: cada respuesta enviada con IA debe incluir en el pie un aviso de que la respuesta la redactó una IA. rinqo lo hace de forma predeterminada: cada correo enviado lleva un aviso pequeño y discreto en el pie, ajustable en texto y posición. En los correos escalados (respondidos por ti en persona), el aviso desaparece automáticamente. Así, el cumplimiento no es un esfuerzo de configuración, sino algo que viene por defecto.

Facturación en créditos

Se factura en créditos: 1 crédito equivale a 2 correos. Lo que supone para tu volumen de correo lo calculamos en la primera conversación con tus cifras reales.

Plantillas de correo con IA, en vez de mantener 50 plantillas a mano

Las plantillas de correo estáticas son el intento clásico de escalar las respuestas: un bloque de texto por asunto, copiar a mano, ajustar a mano. Funciona para tres asuntos, fracasa a partir de treinta. El asistente de correo de rinqo sustituye el concepto de plantilla: en lugar de bloques fijos, la IA genera por cada correo una respuesta específica a partir de tu base de conocimiento. Sin mantener plantillas, sin copiar y pegar, sin respuestas desactualizadas. Quien aun así necesite bloques fijos (confirmación de factura, recordatorio de cita, aviso de envío estándar) puede guardar plantillas como «respuesta preferida»: la IA las usa como base y solo ajusta los detalles específicos del contexto.

• Respuestas dinámicas en vez de 50 plantillas estáticas
• Modo híbrido: plantillas como base de respuesta, la IA añade el contexto
• La actualización de la base de conocimiento surte efecto de inmediato en todas las respuestas
• Sin sobrecarga de mantenimiento por cada variante de plantilla

Responder correos automáticamente, sin respuestas automáticas genéricas

«Estoy de vacaciones» o «Nos pondremos en contacto en 24 horas»: las respuestas automáticas clásicas no resuelven ningún asunto, solo lo aplazan. El asistente automatiza la respuesta de verdad: reconocer el asunto, consultar la base de conocimiento, redactar una respuesta concreta, cerrar el caso. Ejemplo de asesoría fiscal: una clienta pregunta hasta cuándo debe enviar sus justificantes para la declaración periódica de IVA. La respuesta automática clásica escribe «Nos pondremos en contacto» y la clienta sigue esperando. El asistente responde en concreto desde tu base de conocimiento: «Por favor, envíanos los justificantes antes del día 5 del mes siguiente, la declaración vence el día 10». El asunto está resuelto, la clienta tranquila, y tú solo tienes que aprobarlo o dejar que corra el envío automático. Para reclamaciones, temas jurídicos o nuevos encargos, la escalación a una persona sigue siendo lo predeterminado: la IA solo atiende lo que domina con seguridad.

IA de buzón para Outlook y similares, autónoma en vez de borrador

Los asistentes de las suites ofimáticas redactan respuestas de correo por adelantado. El envío sigue siendo manual, buzón a buzón, con licencia por persona. rinqo resuelve el mismo caso de uso de otra forma: conexión IMAP/SMTP a tu buzón existente (Office365, Exchange o cualquier otro proveedor), procesamiento en Hetzner Alemania, modelos de IA con tratamiento de datos garantizado por contrato en la UE. Las consultas estándar las responde el agente de forma autónoma en cuanto habilitas ese modo; los casos complejos los escala a ti con contexto. Una licencia para todo el equipo, no por buzón. Si se trata de funciones de asistencia propias de la suite (borradores de calendario, notas de reunión), el asistente de tu suite ofimática sigue siendo la solución más directa; si se trata de responder correos automáticamente, rinqo es el camino adecuado.

Qué dice el sector al respecto

Descripciones reales de problemas de foros de pymes de la región DACH. Patrón principal: el atasco de correo genera enfado en los clientes y plazos perdidos, exactamente el caso de uso que resuelve un asistente de correo con IA.

• "pero él simplemente no da señales de vida durante 2 semanas y nunca está localizable", el cliente Rotzeplom sobre su asesor fiscal, sellerforum.de, 28.07.2022
• "En 2022 no se ha presentado ni una sola declaración periódica de IVA", el cliente xMerchant sobre el atasco del asesor fiscal, sellerforum.de, 29.07.2022
• "se han acumulado muchísimos frentes abiertos", el cliente Wollomo sobre la sobrecarga del asesor fiscal, sellerforum.de, 31.07.2022