Un asistente de IA que conoce tu empresa.

¿Qué es un asistente de IA?

Un asistente de IA es un software que entiende y responde preguntas en lenguaje natural. Escribes lo que quieres saber y el asistente responde en segundos. Detrás trabaja un modelo de lenguaje que entiende, resume y redacta textos. Lo decisivo es la base de conocimiento. Los asistentes de consumo están entrenados con datos públicos de internet. Responden bien a preguntas generales, pero no conocen ni tu lista de precios ni tu política de vacaciones. Un asistente de IA corporativo está construido de otra forma. Está conectado con el conocimiento de tu empresa, en rinqo a través de un árbol de conocimiento central creado a partir de los contenidos de tu web y de los PDF que subes. A la pregunta «¿Cómo gestionamos una reclamación?» responde con tu proceso, no con una definición de internet. Cada respuesta lleva una cita de fuente, ves de qué documento procede la información. La segunda diferencia es legal. Las herramientas de consumo funcionan casi siempre sobre infraestructura estadounidense, sin contrato de encargo de tratamiento para tu empresa. Un asistente corporativo necesita tres cosas: alojamiento en la UE, un contrato de encargo de tratamiento según el art. 28 del RGPD y el compromiso de que tus datos no se usan para entrenar el modelo. rinqo cumple los tres puntos: centros de datos de Hetzner en Alemania, contrato de encargo incluido, sin entrenamiento con datos de clientes. En resumen: un asistente de consumo conoce internet. Un asistente de IA corporativo conoce tu empresa, y lo demuestra.

Qué puede hacer un asistente de IA con el conocimiento de tu empresa

Un asistente de IA con el conocimiento de tu empresa responde las preguntas que de otro modo recorren todo el equipo. Los nuevos empleados ya no preguntan a la compañera de la mesa de al lado, sino al asistente: cómo solicito vacaciones, dónde está la plantilla de ofertas, quién es responsable de protección de datos. El asistente responde en segundos y nombra la fuente, por ejemplo el PDF de onboarding o la página de procesos importada. Eso descarga a los empleados con experiencia, que de otro modo responden las mismas preguntas por décima vez. El conocimiento de procesos es el segundo gran caso de uso. Cómo se gestiona una reclamación, qué pasos tiene la aceptación de pedidos, qué se aplica en una cancelación: el asistente conoce los procesos documentados y los reproduce de forma estructurada. Como todas las respuestas proceden del mismo árbol de conocimiento, cada persona recibe la misma información actualizada, no tres variantes de tres cabezas. La cita de fuente hace verificable cada respuesta. Si en el documento hay algo incorrecto, lo ves de inmediato y corriges el documento, no el asistente. Así la base de conocimiento mejora con el tiempo en lugar de empeorar. El asistente entiende 17+ idiomas con detección automática. Una profesional que habla polaco pregunta en polaco y recibe la respuesta desde los mismos documentos, sin importar en qué idioma estén redactados.

• Onboarding: solicitud de vacaciones, plantillas, responsabilidades, sin interrumpir a los compañeros
• Conocimiento de procesos: reclamaciones, aceptación de pedidos, cancelaciones, estructurado y actualizado
• Cita de fuente: cada respuesta con referencia al documento de origen
• 17+ idiomas: detección automática, un mismo nivel de conocimiento para todos

Asegura el conocimiento antes de que se vaya

Un asistente de IA asegura el conocimiento que, de otro modo, abandona la empresa con las personas. Tres situaciones afectan a cualquier pyme: jubilación, dimisión y sustitución. En la jubilación el caso es el más claro. Cuando la compañera veterana se va, los casos especiales, los historiales de clientes y los trucos del oficio suelen irse con ella. El remedio es poco espectacular: documentar el conocimiento, subirlo como PDF al árbol de conocimiento y probar. A partir de entonces el asistente responde preguntas que antes solo podía responder una persona, con cita de fuente al documento. En una dimisión la presión de tiempo es mayor, el principio es el mismo. En la fase de traspaso los documentos surgen de todos modos; en el árbol de conocimiento se vuelven consultables en lugar de quedar archivados. Una carpeta en la unidad de red no responde preguntas, un asistente de IA sí. El tercer caso es el más frecuente: la sustitución por enfermedad o vacaciones. La persona que sustituye accede al mismo nivel de conocimiento que la persona sustituida, en lugar de rebuscar en buzones y archivadores. Preguntas como «¿Qué condiciones tiene el cliente X?» o «¿Cómo se hace el cierre mensual?» las responde el asistente a partir de la documentación disponible. El efecto secundario afecta a los tres casos: documentar adquiere un beneficio visible. Lo que está en el árbol de conocimiento se consulta a diario, las lagunas se detectan y se cierran. El conocimiento que vive en el árbol de conocimiento no dimite.

Protección de datos en el asistente de IA

Un asistente de IA corporativo debe cumplir tres requisitos de protección de datos: alojamiento en la UE, un contrato de encargo de tratamiento según el art. 28 del RGPD y ningún entrenamiento con tus datos. rinqo cumple los tres. El alojamiento corre en centros de datos de Hetzner en Falkenstein y Núremberg, certificados según ISO 27001:2022. El procesamiento del modelo de lenguaje se realiza con garantía contractual dentro de la UE. No se entrena ningún modelo con datos de clientes, tus documentos siguen siendo tus documentos. Como failover está disponible un proveedor de respaldo puramente europeo, como opt-in, tú decides si se activa. El contrato de encargo de tratamiento según el art. 28 del RGPD está disponible. A esto se suma el Reglamento de IA de la UE 2024/1689. El art. 4 (competencia en IA) se aplica ya desde el 2 de febrero de 2025: quien usa IA en la empresa fomenta la competencia en IA de las personas que trabajan con ella. El art. 50 (obligación de transparencia) se aplica desde el 02.08.2026: las personas deben ser informadas cuando interactúan con una IA. Multas en caso de infracción: hasta 15 millones de euros o el 3 % de la facturación anual mundial, para las pymes el importe menor. rinqo activa el aviso por defecto. En el chat y en los correos no se puede desactivar; por teléfono forma parte del saludo, cuyo texto adaptas tú. Para ti significa: las bases de compliance son parte de la plataforma, no tu proyecto. Tú mantienes conocimiento, no textos legales.

Configurar un asistente de IA: el proceso

La configuración inicial de un asistente de IA en rinqo se hace por nuestra parte. El proceso: crear la cuenta, introducir la dirección de tu web, rinqo lee los contenidos automáticamente y construye con ellos el árbol de conocimiento. Después subes PDF: listas de precios, documentación de onboarding, documentos de procesos. Luego pruebas: plantea las diez preguntas más frecuentes en tu equipo y revisa las respuestas junto con sus fuentes. Si falta algo, añades el documento correspondiente y la siguiente respuesta acierta. El árbol de conocimiento es compartido. Lo que mantienes para el agente personal lo usan también el agente telefónico, el agente de chat de tu web y el agente de correo en el buzón. Construyes la base de conocimiento una vez y alimentas con ella cualquier canal. El calendario (Google, Outlook o CalDAV), la API REST y los webhooks los configuras tú mismo. El CRM y la contabilidad (HubSpot, sevdesk, lexoffice) o las herramientas de proyectos (Linear, Jira) los conectamos nosotros bajo petición. En cuanto al precio. Sin permanencia mínima, sin licencias por puesto.