Sekretářka s AI, která nikdy není obsazená.

Co odlišuje sekretářku s AI od klasické sekretářské služby

Nejdůležitější rozdíl jsou znalosti: sekretářka s AI odpovídá z paměti vaší firmy, klasická sekretářská služba pracuje s cizími silami a obecným scénářem. Externí sekretářská služba přijímá hovory spolehlivě a dodává lidskou empatii u citlivých rozhovorů. Její meze: síly znají váš provoz jen povrchně, jsou většinou k zastižení jen ve všední dny a účtují za hovor nebo po minutě, čímž náklady rostou s objemem. Sekretářka s AI to obrací: je na místě nepřetržitě, zná vaši otevírací dobu, ceny a postupy z vašich uložených firemních znalostí a stojí každý měsíc totéž, ať přijde deset, nebo tisíc hovorů. Upřímné praktické pravidlo: pro standardní záležitosti, dotazy na termíny a informace je AI nadřazená, pro vzácné, emočně vypjaté výjimečné případy zůstává člověk silný. Proto rinqo právě tyto případy předává vašemu týmu.

Kolik stojí telefonní sekretariát a sekretářská služba?

Klasický telefonní sekretariát stojí podle oboru a objemu typicky mezi 200 a 2.500 € měsíčně, sekretářka s AI startuje na 99 € bez DPH měsíčně za pevnou cenu. Na trhu jsou tři cenové modely. Za prvé účtování za hovor s lidmi: měsíční základní cena plus poplatek za hovor, při středním objemu často 200 až 1.000 € měsíčně. Za druhé účtování po minutě pro prémiové obory jako kancelář nebo ordinace, od asi 1.500 € měsíčně výš. Za třetí model pevné ceny sekretářky s AI: u rinqo od 99 € bez DPH měsíčně včetně volných minut, plus 5 € za telefonní číslo, bez zřizovacího poplatku. Kdo hledá paušál sekretářské služby bez základního poplatku, najde v AI modelu nejjasnější kalkulaci: pevné číslo měsíčně, nezávisle na tom, kolik hovorů přijde. Pro provoz s 200 hovory měsíčně to ve srovnání rychle znamená rozdíl několika set eur.

Jaké úkoly virtuální sekretářka přebírá

Virtuální sekretářka přebírá čtyři klíčové úkoly: přijímat hovory, poskytovat informace, domlouvat schůzky a předávat důležité. Přijímání hovorů znamená, že zvedne před druhým zazvoněním, pozdraví názvem vaší firmy a na začátku hovoru transparentně uvede, že odpovídá AI. Poskytování informací znamená, že odpovídá na dotazy k otevírací době, cenám, službám a kompetencím z paměti vaší firmy, místo aby volající odbývala. Schůzky znamenají, že kontroluje dostupnost v kalendáři, rezervuje přímo v rozhovoru a rozešle potvrzení. Předávání znamená, že ke každému hovoru napíše poznámku, strukturovaně uloží žádosti o zpětné zavolání a rozpozná nouzové situace, aby je okamžitě přepojila na člověka. Tak zůstane přijímání hovorů bez mezer, aniž by někdo z vašeho týmu musel přerušit probíhající rozhovor.

• Přijímání hovorů nepřetržitě, s pozdravem jménem vašeho provozu
• Informace z vašich uložených firemních znalostí místo obecného scénáře
• Domlouvání schůzek přímo v rozhovoru, včetně potvrzení
• Poznámka z hovoru ke každému hovoru, přehledně dostupná
• Rozpoznání nouzové situace s okamžitým přepojením na člověka
• Žádosti o zpětné zavolání uložené strukturovaně místo na papírcích

GDPR a Akt EU o AI: na čem u digitálního sekretariátu záleží

Digitální telefonní sekretariát lze v Německu nasadit čistě jen tehdy, když se hovory zpracovávají v EU a volající vědí, že odpovídá AI. rinqo zpracovává data plně v EU, hostováno u Hetzner v Německu, se smlouvou o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR. To je rozhodující rozdíl oproti mnoha mezinárodním poskytovatelům, jejichž nastavení může být po rozsudku Schrems II právně napadnutelné. K tomu se přidává Akt EU o AI: od 2. srpna 2026 musí být na začátku každého rozhovoru jasné, že hlas je umělý a ne lidský. rinqo dělá toto ohlášení standardně, aniž byste museli cokoli nastavovat. Pro vás to znamená, že sekretářka s AI je od prvního dne jak v souladu s ochranou osobních údajů, tak s transparentností, místo abyste se později starali o dodatečné úpravy.