Hovory nájemníků kvůli opravám, vyúčtováním a termínům. Zdokumentované a zodpovězené.
Nájemníci volají kvůli topení, škodám, vyúčtováním nebo termínům. Váš agent odpovídá na běžné dotazy, zaznamenává hlášení škod a předává naléhavé případy dál. Vše zdokumentováno.
od Sven Pflüger · Zakladatel a CEO, rinqo·Naposledy aktualizováno:
Upozornění podle EU AI Act článku 50:Při prvním zazvonění agent jasně řekne: mluvíš s AI. Na přání tě ihned spojí s člověkem.Jak s AI zacházíme
Was macht der KI-Telefonassistent für Správa nemovitostí?
Hlasový AI asistent pro správu nemovitostí přijímá hovory ohledně vedlejších nákladů, oprav a termínů nepřetržitě, zaznamenává hlášení škod strukturovaně s adresou, bytem, druhem škody a naléhavostí a naléhavé případy, jako je únik vody, okamžitě předává odpovědné firmě. Nájemní vztahy se protokolují odděleně a v souladu s GDPR, dotazy ke shromáždění vlastníků se automaticky zodpovídají podle smlouvy o správě.
EU-Sovereign · GDPR · AI Act
Made in Germany. Na evropských serverech. Napřed před AI Act.
V souladu s GDPR na serverech v EU
Všechny hovory, přepisy a znalostní data zpracováváme šifrovaně na Hetzner Cloud ve Falkensteinu a Norimberku, zpracování dat v EU, smlouva o zpracování dle čl. 28 GDPR je uzavřena.
Hosting: Hetzner Online GmbH, Německo – certifikace ISO 27001:2022 (Falkenstein, Norimberk)
Zpracování AI smluvně výhradně v EU (EU Data Boundary), bez trénování na tvých datech – s čistě evropským záložním poskytovatelem v pohotovosti.
Rozpoznávání řeči se zpracováním v EU a syntéza řeči od německého poskytovatele – jmenný seznam poskytovatelů dostanou zákazníci v dashboardu.
Automatický výmaz: 30 dní ve výchozím nastavení, konfigurovatelné až do maxima plánu (90/180/365 dní)
AI Act čl. 50, zavedeno před 02.08.2026
Od 2. srpna 2026 musí AI systémy každému koncovému uživateli na začátku konverzace sdělit, že jsou založené na AI. rinqo to nastavuje jako výchozí všude, než lhůta začne platit, ne až potom.
Hlas: povinné ohlášení jako první audio rámec, před každou odpovědí
Chat/e-mail: označení AI v patičce a předmětu
Syntetické audio se strojově čitelně označí podle Code of Practice (červen 2026)
Pokuta při porušení: až 15 mil. € nebo 3 % celosvětového ročního obratu (vyšší hodnota)
Zdroje: GDPR čl. 28 + 32 (zpracování + bezpečnost) · nařízení EU AI Act 2024/1689 · pokyny BfDI k ochraně osobních údajů.
Proč Správa nemovitostí potřebují AI agenta.
Správa nemovitostí s 200 jednotkami přijme 50 až 100 hovorů týdně. Nájemníci volají kvůli porouchaným topením, únikům vody, vyúčtováním vedlejších nákladů nebo termínům. Administrativa je na jednáních nebo na prohlídkách na místě. Každý nezodpovězený hovor vede ke stížnostem a eskalacím.
Nájemníci očekávají okamžitou dostupnost při škodách
Stejné dotazy k vyúčtování vedlejších nákladů padají desetkrát
Telefonáty brání administrativě v produktivní práci
Hlášení škod se zaznamenávají nestrukturovaně, což nese rizika odpovědnosti
“
Spravujeme 400 bytů se třemi lidmi v administrativě. Když probíhají dvě prohlídky na místě současně, kancelář stojí, ale telefon ne.
Jak funguje Telefonní agent pro Správa nemovitostí.
Váš agent přijímá hovory nájemníků a odpovídá na běžné dotazy k vyúčtováním, svozu odpadu a domovnímu řádu. Hlášení škod se zaznamenávají strukturovaně: adresa, byt, druh škody, naléhavost. Při úniku vody nebo výpadku topení je okamžitě informována odpovědná firma.
rinqo přijme všechny hovory. I v noci, i o víkendu.
Proč rinqo pro správu nemovitostí: tři jasná fakta k nouzovým situacím nájemníků, GDPR a škálování napříč objekty.
Správa nemovitostí nevybírá telefonní systém podle uživatelského dojmu, ale podle tří linií: dostupnost při nouzi u prasklého potrubí nebo výpadku topení (povinnost chránit nájemníka podle nájemního práva BGB), zpracování údajů nájemníků v souladu s GDPR a zda systém dokáže spravovat více nemovitostí souběžně. Kdo v regionu DACH nasadí AI telefonní asistenci pro správu, musí tyto tři požadavky splnit v plném rozsahu; jinak správě hrozí stížnosti nájemníků, nároky na náhradu škody a porušení GDPR.
Povinnost z nájemního práva (BGB)
Prasklé potrubí ve 23 hodin: agent okamžitě přepojí na pohotovostní linku.
Správy nemovitostí mají zákonné povinnosti dostupnosti při nouzi podle § 535 BGB (povinnost údržby) a § 538 BGB (nouzová opatření). Při prasklém potrubí, výpadku topení v zimě, výpadku proudu nebo požáru je nutné reagovat v přiměřené lhůtě; jinak hrozí náhrada škody a sleva z nájmu. rinqo rozpozná nouzová klíčová slova (teče voda, studené topení, výpadek proudu, zápach spáleniny) i tón hlasu a spustí okamžitou eskalaci SMS odpovědnému domovnickému servisu. U objektu s 50 byty bez pohotovostní linky je to zlepšení procesu faktorem 100 oproti klasické hlasové schránce.
§ 535 + § 538 BGB · nouzová SMS do <30 s · rozpoznání klíčového slova + tónu hlasu
Údaje nájemníků v souladu s GDPR
Nájemní vztahy jsou smluvní vztahy; jejich údaje nepatří na servery v USA.
rinqo běží jako zpracovatel podle čl. 28 GDPR na Hetzner Falkenstein/Nürnberg, používá AI modely se smluvně zaručeným zpracováním dat v EU (EU Data Boundary) a smlouva o zpracování je k dispozici automaticky při prvním přihlášení. Hovory nájemníků se přenášejí šifrovaně a zpracovávají výhradně v EU. Podle údajů IVD-Marktbericht 2025 spravují správy v regionu DACH v průměru 200 až 500 bytových jednotek, tomu odpovídá i vysoká odpovědnost za ochranu údajů. Poskytovatelé telefonních služeb z USA jsou po rozsudku Schrems II právně napadnutelní při každé stížnosti nájemníka.
Hetzner DE · zpracování LLM v EU · smlouva o zpracování v ceně
Na rozdíl od jedné ordinace spravuje správa nemovitostí obvykle 5 až 50 objektů souběžně, s různými domovnickými servisy, smlouvami se zámečníky, dodavateli energií a pravidly pro výlučné vlastnictví. rinqo ukládá seznam objektů do znalostní databáze; při hovoru agent rozpozná objekt podle adresy nebo čísla nájemníka a nasměruje eskalaci na správně odpovědnou firmu. To nahrazuje typickou telefonní ústřednu, kde personál ručně rozhoduje, který dodavatel je příslušný. Standardní upozornění podle aktu o AI je aktivní ve výchozím nastavení od 02.08.2026.
Směrování napříč objekty · přiřazení domovnického servisu · upozornění aktu o AI aktivní
rinqo vs. klasická řešení pro správu nemovitostí.
Správy nemovitostí porovnávají tři možnosti: interní sekretariát, externí pohotovostní telefonní službu nebo záznamník s eskalací přes schránku. Zde upřímné srovnání.
Vlastnost
rinqo
od 99 € netto/měs.
Interní sekretariát
plný úvazek + pohotovost
Pohotovostní služba
externí poskytovatelé
Záznamník
+ e-mail ze schránky
Nouzová dostupnost 24/7 (povinnost BGB)
SMS do <30 s
úřední hodiny + pohotovost
povinnost 24/7
hlasová schránka = riziko náhrady škody
Automatické směrování napříč objekty
znalostní databáze pro každý objekt
ruční přiřazení
obecný scénář
Měsíční náklady při 80 hovorech/týden
99-349 € paušál
3.500 € + pohotovost
500-1.500 € za hovor
0 €
Údaje nájemníků v souladu s GDPR
Hetzner DE, smlouva o zpracování v ceně
Lokálně
smlouva o zpracování DACH
Lokálně
Strukturované hlášení škody
adresa + škoda + foto
ručně
telefonní poznámka
Interní sekretariát přináší znalost napříč objekty, ale stojí faktor 30+ více a potřebuje zvlášť pohotovost 24/7. Pohotovostní služba pokryje nouzové situace, ale cena za hovor s objemem roste. Záznamník je podle BGB právně problematický (povinnost chránit nájemníka). rinqo je řešení pro správy s 5 až 50 objekty, které chtějí splnit povinnost nouzové dostupnosti 24/7 a mít předvídatelný paušál.
To za tebe zařídí tvůj agent pro Správa nemovitostí.
Zaznamenávat hlášení škod
Informace o vedlejších nákladech
Sjednávání termínů
Předávání klíčů
Předávání nouzových případů řemeslným firmám
Co umí Telefonní agent
Automaticky odpovídá na časté dotazy
Rezervuje termíny přímo do vašeho kalendáře
Kvalifikuje poptávky a zaznamenává kontaktní údaje
Složité případy předává vašemu týmu
Mluví 17 jazyky
Učí se z vašeho webu a vašich dokumentů
Poctivé odpovědi na skutečné obavy.
Čtyři otázky, které nám před startem klade každá ordinace.
Může agent zadávat řemeslné práce na vlastní pěst?
Ne, jen upozorňovat. Zadání zůstává vždy v rukou administrativy. Agent dodá strukturované hlášení škody, aby rozhodnutí padlo během minut místo hodin.
Jak nakládáme s ochranou údajů nájemníků?
Údaje nájemníků jsou obzvlášť citlivé. rinqo běží na serverech v EU, šifrovaně, se zpracováním na základě pověření podle čl. 28 GDPR. Nájemníci mohou kdykoli požádat o informace a výmaz.
Co se stane u sporných vyúčtování vedlejších nákladů?
Agent podává jen obecné informace k položkám a zúčtovacím obdobím. Sporné případy se eskalují na administrativu, čistě zdokumentované s časem hovoru a obsahem.
Časté dotazy: Telefonní agent pro tvůj obor Správa nemovitostí.
Ano. Agent se ptá na adresu, byt, druh škody a naléhavost. Dostanete strukturované hlášení e-mailem, které můžete přímo přeposlat odpovědné firmě.
Ano. Objekty uložíte do znalostní databáze. Agent ví, který domovnický servis nebo která firma je pro který objekt odpovědná.
Stížnosti se přijímají věcně a dokumentují. Agent zůstává vždy vstřícný a profesionální, v případě potřeby eskaluje na odpovědnou administrativu.
Multikanál pro tvůj obor
rinqo pro Správa nemovitostí, všechny kanály
Telefon, chat a e-mail z jedné platformy: business case, ROI, GDPR a integrace.
Sven staví rinqo na jednoduchém pozorování: většina nástrojů s umělou inteligencí se navrhuje v San Franciscu a prodává v Berlíně. Dílna ve Schwarzwaldu, veterinární ordinace v Salcburku, rodinný hotel v Tyrolsku dostávají software, který nemluví jejich jazykem. rinqo to obrací. Na evropských serverech, nastavené za deset minut, ve dvaceti jazycích. Se šablonami, které vycházejí přímo z oboru.
