Dein Praxistelefon antwortet. Auch wenn das Wartezimmer voll ist.
Patientinnen und Patienten rufen an, das Praxisteam ist im Gespräch. Dein Agent nimmt den Anruf an, beantwortet Fragen zu Sprechzeiten, Rezepten und Überweisungen und bucht Termine. Bei Notfällen wird sofort an die Praxis weitergeleitet.
von Sven Pflüger · Gründer, rinqo·Zuletzt aktualisiert:
Hinweis nach EU AI Act Artikel 50:Die vorbelegte Begrüßung sagt gleich zu Beginn, dass hier eine KI spricht. Ist eine Durchstellnummer hinterlegt, verbindet der Agent auf Wunsch mit einem Menschen.So gehen wir mit KI um
Was macht der KI-Telefonassistent für Arztpraxen?
Der KI-Telefonassistent für Arztpraxen nimmt eingehende Anrufe an, beantwortet Fragen zu Sprechzeiten, Anfahrt, Rezepten und Überweisungen, bucht Termine über Kalender-Integrationen und erkennt Notfälle anhand von Schlüsselwörtern. Dringende Fälle eskaliert er sofort an die Praxis und verweist bei Notfällen auf den ärztlichen Bereitschaftsdienst (116117) bzw. den Rettungsdienst (112).
Server in Deutschland · ohne US-Konzerne
Gespeichert in Deutschland. Verarbeitet in der EU, ohne US-Anbieter.
In Deutschland gehostet, in der EU verarbeitet
Viele hosten in der EU und schicken die Daten trotzdem an US-Konzerne wie OpenAI. Wir nicht. Anrufe, Abschriften und Wissensdaten liegen auf Servern in Deutschland, die KI-Verarbeitung läuft bei europäischen Anbietern in der EU. AVV nach Art. 28 DSGVO liegt vor.
Hosting in Deutschland, in Rechenzentren mit ISO-27001-Zertifikat
Die KI-Verarbeitung läuft bei europäischen Anbietern in der EU, nicht bei US-Konzernen wie OpenAI, Google oder Amazon. Kein Training auf deinen Daten.
Spracherkennung und Sprachsynthese von europäischen Anbietern, die namentliche Anbieter-Liste erhält die Kundschaft im Dashboard.
Automatische Löschung: 90 Tage Standard, einstellbar ab 7 Tagen
AI Act Art. 50: KI-Hinweis ab Werk
Seit dem 2. August 2026 müssen Menschen spätestens beim ersten Kontakt erfahren, dass sie mit einer KI sprechen oder schreiben. Bei rinqo ist dieser Hinweis in jedem Kanal ab Werk eingestellt.
Telefon: Die vorbelegte Begrüßung nennt die KI; Anrufe, die der Agent selbst startet, beginnen immer damit
Chat: Hinweis dauerhaft im Fenster. E-Mail: Hinweis unter jeder Antwort des Agenten
Erzeugte Bilder: KI-Angabe in den Metadaten, dazu ein sichtbares Label, das ab Werk an ist
Bußgeld bei Verstoß: bis 15 Mio. € oder 3 % Weltjahresumsatz, bei KMU der niedrigere Betrag
Quellen: DSGVO Art. 28 + 32 (Auftragsverarbeitung + Sicherheit) · EU AI Act Verordnung 2024/1689 · DSK-Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz (2024). Dieser Überblick ersetzt keine Rechtsberatung.
Warum Arztpraxen einen KI-Agenten brauchen.
Die KBV zählt zum 31. Dezember 2025 191.875 Vertragsärztinnen, Vertragsärzte und Psychotherapeuten. Über 70.000 von ihnen arbeiten in Teilzeit: mehr Ärzte, weniger Sprechstunde. Am Empfang steht trotzdem eine MFA, die Patientinnen und Patienten annimmt, Rezepte ausstellt, Arztrückfragen koordiniert und dazwischen das Telefon bedient. Der Peak liegt am Montagmorgen und nach Feiertagen: dann kommen Terminwünsche, Rezeptanfragen und akute Beschwerden parallel rein. Wer in die Warteschleife rutscht, legt auf und ruft bei der nächsten Praxis an, oder landet im Notdienst, der den Engpass verstärkt. Das ist kein Personalproblem, sondern ein strukturelles Spitzenlastproblem, und genau das löst ein KI-Telefonassistent, der parallel skaliert, nie auflegt und auch montags um 8:15 Uhr noch ansprechbar ist.
Patientinnen und Patienten hängen in der Warteschleife und legen auf
Das Praxisteam ist gleichzeitig am Empfang und am Telefon
Nach Feierabend und am Wochenende ist niemand erreichbar
Routine-Rezeptanfragen blockieren die Leitung für echte Notfälle
Wenn nach den Feiertagen das Telefon klingelt, schaffen wir in den ersten zwei Stunden einfach nicht alle Patientinnen und Patienten. Die, die in die Warteschleife rutschen, sind weg.
So funktioniert der Telefon-Agent für Arztpraxen.
Dein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, auch mehrere gleichzeitig, je nach Tarif. Er begrüßt mit deinem Praxisnamen, hört zu, fasst das Anliegen zusammen und führt die anrufende Person strukturiert durch ihr Anliegen. Routinefragen zu Sprechzeiten, Anfahrt, Kassenzulassung und Privatleistungen beantwortet er aus deiner Wissensdatenbank. Rezeptanfragen werden mit Patientenname, Geburtsdatum, Medikament und Versicherung erfasst und landen direkt in deinem Postfach. Termine werden über deine Kalender-Integration (Google Kalender, Outlook oder CalDAV, etwa iCloud) gebucht, der Agent kennt Sprechstunden-Slots, Behandlungsdauern und blockierte Zeiten. Hat dein Praxisverwaltungssystem eine offene Schnittstelle, richten wir die Anbindung mit dir ein. Bei Notfall-Schlüsselwörtern wie Brustschmerz, Atemnot, starker Blutung oder Bewusstlosigkeit stellt er zur Praxisleitung durch und weist die anrufende Person darauf hin, bei akuter Lebensgefahr selbst den Rettungsdienst (112) zu wählen. Nach jedem Gespräch bekommst du eine kompakte E-Mail-Zusammenfassung mit anrufender Person, Anliegen, nächstem Schritt und vollständigem Transkript für deine Dokumentation.
So klingt ein echtes Gespräch.
Zwei typische Gespräche zwischen anrufender Person und Agent, Schmerzfall und Routine-Buchung.
Akute Beschwerden, Montagmorgen 8:12 Uhr
Agent
Praxis Dr. Müller, hier ist Lara, die KI-Assistentin der Praxis. Wie kann ich Ihnen helfen?
Anrufende/r
Ich bräuchte heute noch einen Termin. Ich hab seit gestern Abend hohes Fieber und kann kaum schlucken.
Agent
Das tut mir leid. Damit ich Sie schnell unterbringen kann: Sind Sie bei uns schon Patientin?
Anrufende/r
Ja, seit fünf Jahren. Maria Schmidt, geboren 14.06.1978.
Agent
Vielen Dank, Frau Schmidt. In der Akutsprechstunde ist heute um 10:30 Uhr und um 14:00 Uhr etwas frei. Welcher Termin passt besser?
Anrufende/r
10:30 wäre super.
Agent
Ist eingetragen, heute 10:30 Uhr. Wird es vorher deutlich schlimmer, zum Beispiel mit Atemnot, wählen Sie bitte sofort die 112. Gute Besserung.
Routine-Rezeptanfrage außerhalb der Sprechzeit, Mittwoch 19:42 Uhr
Agent
Praxis Dr. Müller, hier ist Lara. Wie kann ich helfen?
Anrufende/r
Ich brauch ein Folgerezept für mein Blutdruckmittel. Ramipril 5 Milligramm.
Agent
Mache ich gerne. Wie ist Ihr Name und Geburtsdatum?
Anrufende/r
Hans Becker, 03.11.1956. Ich krieg das schon seit zwei Jahren.
Agent
Danke, Herr Becker. Ramipril 5 Milligramm, eine Packung. Waren Sie in diesem Quartal schon mit Ihrer Versichertenkarte bei uns?
Anrufende/r
Ja, vor drei Wochen.
Agent
Gut, dann müssen Sie nicht vorbeikommen. Ich gebe die Anfrage weiter, Frau Dr. Müller prüft sie morgen früh und stellt das E-Rezept aus. Danach lösen Sie es mit Ihrer Versichertenkarte in jeder Apotheke ein. Braucht sie vorher Rücksprache, ruft sie Sie unter der Nummer zurück, von der Sie gerade anrufen. Ist das richtig?
Anrufende/r
Ja, passt.
Agent
Erledigt. Schönen Abend, Herr Becker.
Beispieldialog. Der echte Wortlaut hängt von deinen Angaben und von der gestellten Frage ab.
191.875
Vertragsärzte und -psychotherapeuten, Stand 31.12.2025
Warum rinqo für Arztpraxen, drei harte Fakten zu DSGVO, Souveränität und AI Act.
Patientendaten sind keine Marketing-Daten. Wer für eine Arztpraxis ein Telefonsystem mit KI auswählt, prüft nicht Voice-Qualität als erstes, sondern, wer Zugriff auf das Gespräch bekommt, wo es gespeichert wird und ob die Praxis bei einer Datenpannen-Meldung an die Landesdatenschutzbehörde sauber dasteht. Drei Fakten, die rinqo von US-Voice-AI-Plattformen und klassischen IVR-Lösungen technisch und juristisch trennen, und warum jede dieser Punkte für Praxen ab August 2026 nicht-verhandelbar wird.
DSGVO Art. 9 + 32
Patientendaten: in Deutschland gespeichert, verarbeitet nur in der EU, vertraglich zugesichert.
rinqo verarbeitet alle Anrufe ausschließlich in EU-Rechenzentren, die Server stehen in Deutschland: für App, Datenbank, Knowledge-Index und Voice-Pipeline (Rechenzentren mit ISO-27001-Zertifikat). Sprache-zu-Text läuft über einen Spracherkennungs-Dienst mit Verarbeitung in der EU. Sprachsynthese über einen deutschen Anbieter mit Hosting in der EU, Inhalte werden nicht außerhalb der EU verarbeitet. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO ist standardmäßig digital signierbar und Teil jedes Tarifs. Patientenakten kommen nicht ins System, der Agent ist Telefonassistent, nicht Anamnese-Tool. Was Anrufende über Beschwerden sagen, sind trotzdem Gesundheitsdaten, deshalb schließt die Praxis vor dem Start eine Zusatzvereinbarung ab. Damit ist dokumentiert, was verarbeitet wird und wie lange.
Server in Deutschland, ISO 27001 · AVV Art. 28 inklusive
EU-Souveränität
Die KI-Modelle laufen in EU-Rechenzentren, mit vertraglich garantierter EU-Datenverarbeitung.
Das Sprachmodell läuft mit vertraglich garantierter Datenverarbeitung in der EU, ohne Training auf Kundendaten; für das Sprachmodell steht ein europäischer Ausweich-Anbieter bereit, der bei einer Störung übernimmt. Die Hinweise von Bundesärztekammer und KBV zur ärztlichen Schweigepflicht und Datenverarbeitung (Stand Oktober 2025) beschreiben, worauf Praxen bei externen Dienstleistern achten, etwa auf einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Gleichzeitig sind wir auf die nächsten EU-KI-Verordnungs-Stufen vorbereitet: die Pflicht zur KI-Kompetenz nach Art. 4 gilt seit Februar 2025, die Pflichten für Hochrisiko-KI gelten nach dem Digital-Omnibus ab 2. Dezember 2027 (Anhang III) bzw. 2. August 2028 (Anhang I).
KI-Dienst mit vertraglich garantierter EU-Datenverarbeitung · europäischer Ausweich-Anbieter für das Sprachmodell
AI Act Art. 50 (gilt ab 02.08.2026)
Transparenzpflicht erfüllt, bevor sie Pflicht wird.
Ab 2. August 2026 verlangt Artikel 50 der EU-KI-Verordnung, dass Anrufende erkennen können, mit einer KI zu sprechen. Die Pflicht liegt beim Anbieter, prüfen sollte sie jede Praxis trotzdem. Bei rinqo ist der Hinweis ab Werk in der voreingestellten Begrüßung eingestellt (sinngemäß: „Hier spricht der KI-Assistent der Praxis Dr. Müller."). Die Begrüßung kannst du anpassen, der Hinweis auf die KI sollte dabei bleiben. Das ist kein Compliance-Theater, sondern eine Vertrauens-Zeile: gelebte Transparenz wird in der Praxis-Realität als Pluspunkt wahrgenommen, Patientinnen und Patienten geben dem System die Chance, weil sie wissen womit sie es zu tun haben.
KI-Hinweis in der voreingestellten Begrüßung · Sichtbarer Hinweis im Chat · Wortlaut anpassbar
rinqo vs. klassische Lösungen für Arztpraxen.
Die meisten Praxen vergleichen heute drei Optionen: ein klassisches IVR-Menü vom DE-Telefonanbieter, eine US-Voice-AI-Plattform mit deutschem Sprachmodell, oder schlicht den Anrufbeantworter. Hier die ehrliche Übersicht.
Merkmal
rinqo
Alle Kanäle, ein Abo
DE-IVR
klassische Telefonanlage
US-Voice-AI
internationale Anbieter
Anrufbeantworter
Klassisch
Anrufe individuell beantworten
Freier Dialog, KI
Nur Menü-Auswahl
Freier Dialog, KI
Nur Aufzeichnung
DSGVO + EU-Rechenzentrum
Hetzner DE, AVV inkl.
DE-Provider
US-Cloud
Lokal
KI-Hinweis nach AI Act Art. 50
Automatisch & editierbar
Kein KI-System
Manuell zu konfigurieren
Kein KI-System
Termin-Buchung in Kalender
Google, Outlook, CalDAV
Custom-Setup nötig
Notfall-Weiterleitung + Hinweis auf 116117
Schlüsselwörter
Per Tasten-Routing
Hauptsprache aus 17+ Sprachen, dazu Englisch
DE + EN
Monatlicher Preis (Praxis Ø 220 Anrufe/Wo)
Der Umfang bestimmt den Tarif. Wir rechnen es im Erstgespräch für dich durch.
Abo-Modell
Abrechnung pro Anruf plus Setup
Kostenlos bis günstig
Wer anruft, fühlt sich gehört
Echter Dialog
Frustriert in Menüs
Hängt auf
Klassische IVR-Lösungen sind günstig, scheitern aber am ersten Sprung („Drücken Sie die 3 für Rezepte") und produzieren Frustration statt Termine. US-Voice-AI-Plattformen liefern Dialog-Qualität, scheitern aber am DSGVO-Stresstest und an der AI-Act-Compliance ab August 2026. Anrufbeantworter sind faktisch unbeantwortete Anrufe. rinqo bringt Dialog-Qualität, Verarbeitung in der EU und Kalender-Integration zusammen, zu einem festen Monatspreis.
Das übernimmt dein Agent für Arztpraxen
Sprechzeiten und Anfahrt
Terminbuchung und Absagen
Rezeptanfragen
Überweisungen
Notfall-Weiterleitung
Kassenfragen und Zuzahlungen
Das kann der Telefon-Agent
Beantwortet häufige Fragen automatisch
Bucht Termine direkt in deinen Kalender
Qualifiziert Anfragen und erfasst Kontaktdaten
Leitet komplexe Fälle an dein Team weiter
Hauptsprache aus 17+ Sprachen
Antwortet aus deiner Website und deinen Dokumenten
Ehrliche Antworten auf echte Bedenken.
Die Fragen, die vor dem Start aufkommen.
Kann der Agent wirklich einen Notfall erkennen?
Der Agent hört auf Schlüsselwörter wie Brustschmerz, Atemnot oder Bewusstlosigkeit. Bei Verdacht eskaliert der Agent sofort an deine Praxisleitung und verweist die anrufende Person auf den ärztlichen Bereitschaftsdienst (116117) bzw. bei Lebensgefahr den Rettungsdienst (112). Die Stichworte legst du fest, lieber zu weit als zu eng.
Was passiert mit Patientendaten?
Abschriften liegen auf Servern in Deutschland, gelöscht wird nach einstellbarer Frist (Standard 90 Tage, am Telefon höchstens 365 Tage). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag liegt vor. Weil Patientinnen und Patienten am Telefon Beschwerden nennen, verarbeitet die Praxis Gesundheitsdaten, dafür schließt sie vor dem Start eine Zusatzvereinbarung ab. Diagnosen oder Befunde fragt der Agent nicht ab, er ist Telefonassistent, nicht Anamnese-Tool.
Funktioniert das mit meinem Praxisverwaltungssystem?
Der Agent bucht Termine über Kalender-Integrationen (Google Kalender, Outlook oder CalDAV, etwa iCloud). Hat dein PVS (etwa medatixx, T2med oder CGM) eine offene Schnittstelle, richten wir die Anbindung mit dir ein. Alternativ synchronisierst du deinen PVS-Kalender mit Google Kalender.
Was, wenn der Agent eine Frage nicht beantworten kann?
Er sagt das ehrlich, erfasst das Anliegen strukturiert und bietet einen Rückruf durch dein Praxisteam an. Du siehst alle offenen Punkte sofort im Dashboard und kannst die Wissensdatenbank in einer Minute ergänzen, beim nächsten Mal kann der Agent die Frage beantworten.
Häufige Fragen für Arztpraxen.
Ja. Dein Agent erkennt anhand von Schlüsselwörtern, ob ein Notfall vorliegt. In diesem Fall eskaliert er sofort an die Praxis und verweist auf den ärztlichen Bereitschaftsdienst (116117) bzw. bei Lebensgefahr den Rettungsdienst (112). Die Stichworte legst du fest, lieber zu weit als zu eng.
Dein Agent arbeitet über eine Telefonnummer, die du deiner Praxis zuweist. Termine können über Kalender-Integrationen synchronisiert werden. Eine direkte Anbindung an dein PVS (etwa medatixx, T2med oder CGM M1 Pro) richten wir mit dir ein, wenn es eine offene Schnittstelle hat. Alternativ synchronisierst du deinen PVS-Kalender mit Google Kalender.
Dein Agent ist 24/7 erreichbar. Er beantwortet Fragen, nimmt Terminwünsche auf und verweist bei Notfällen auf den ärztlichen Bereitschaftsdienst (116117) oder bei lebensbedrohlichen Lagen direkt auf 112.
Beim Einrichten begleiten wir dich. Du bekommst eine Telefonnummer für den Agenten und leitest deine Praxisnummer darauf um, deine Nummer bleibt. Praxis-Website und Sprechzeiten kommen in die Wissensdatenbank, Notfall-Stichworte und Weiterleitungsziele legst du fest. Beim ersten Anruf wird der Agent sofort getestet, du kannst Korrekturen jederzeit live einspielen.
Ja. Du leitest nur außerhalb der Öffnungszeiten auf den Agenten um, oder auch dann, wenn deine Leitung während der Sprechzeit besetzt ist. Die Umleitung richtest du bei deinem Telefonanbieter ein.
Der Agent kennt deinen Versicherungsumgang aus der Wissensdatenbank: welche Kassen du behandelst, ob du privat abrechnest, ob IGeL-Leistungen angeboten werden und in welchem Preisrahmen. Privatversicherte bekommen die Information, die sie brauchen, ohne dass dein Team den Anruf annehmen muss.
Das hängt vom Anrufvolumen deiner Praxis ab. Welches Paket passt, rechnen wir im Erstgespräch durch. Das Monatsabo ist monatlich kündbar.
Der ärztliche Bereitschaftsdienst (116117) ist außerhalb der Sprechzeiten zuständig für nicht-lebensbedrohliche akute Beschwerden. Die Praxis-Vorlage weist den Agenten an, bei diesen Anliegen freundlich auf 116117 zu verweisen, bei Lebensgefahr direkt auf 112. Die Stichworte dafür passt du an deine Praxis an. Zusätzlich kannst du festlegen, dass er bei akuten Anliegen an eine hinterlegte Nummer der Praxis oder Vertretung durchstellt.
Multi-Channel für deine Branche
rinqo für Arztpraxen, alle Kanäle
Telefon, Chat und E-Mail aus einer Plattform: Business-Case, ROI, DSGVO und Integrationen.
Gründer von rinqo. Baut ein Unternehmensgedächtnis, in dem das Wissen einer Organisation zusammenläuft und verfügbar bleibt, und die KI-Agenten, die damit arbeiten: am Telefon, im Postfach, im Chat, im Marketing und in weiteren Rollen. Schreibt hier über die Einführung von KI in Unternehmen, über Datenschutz und darüber, was im Betrieb trägt. Entwickelt in Deutschland, verarbeitet in der EU, ohne US-Anbieter.
