Skierowania zapisane. Serie wizyt umówione. Specjalizacje przypisane.
Gabinety fizjoterapii żyją ze skierowań i wizyt kontynuacyjnych, nie z pacjentów bez zapowiedzi. Państwa asystent telefoniczny AI zapisuje dane ze skierowania (rozpoznanie, świadczenie, liczba zabiegów), umawia serie wizyt z poprawnymi odstępami i przypisuje pacjentów właściwym specjalistom (CMD, MLD, terapia skoliozy, dno miednicy).
przez Sven Pflüger · Założyciel i CEO, Rinqo·Ostatnia aktualizacja:
Informacja zgodnie z EU AI Act, artykuł 50:Już przy pierwszym sygnale agent wyraźnie informuje: rozmawiają Państwo z AI. Na życzenie natychmiast łączy z człowiekiem.Jak podchodzimy do AI
Was macht der KI-Telefonassistent für Gabinety fizjoterapii?
Asystent telefoniczny AI dla gabinetów fizjoterapii zapisuje dane ze skierowania (rozpoznanie, kod świadczenia KG/MT/MLD, liczba zabiegów, kierująca praktyka), sprawdza terapeutów z odpowiednią specjalizacją, proponuje warianty serii z poprawnymi odstępami (np. 2× w tygodniu pn.+czw., po 30 min) i umawia wszystkie zabiegi za jednym razem, wraz z informacją o wygaśnięciu skierowania w ciągu 28 dni.
Suwerenność UE · RODO · AI Act
Made in Germany. Na europejskich serwerach. Zabezpieczone przed AI Act.
Zgodność z RODO na serwerach w UE
Wszystkie połączenia, transkrypcje i dane wiedzy przetwarzamy w formie zaszyfrowanej na Hetzner Cloud w Falkenstein i Nürnberg, bez ekspozycji na amerykański CLOUD Act, bez transferu do państw trzecich. Umowa powierzenia przetwarzania danych jest zawarta.
Hosting: Hetzner Online GmbH, Niemcy – certyfikat ISO 27001:2022 (Falkenstein, Nürnberg)
Inferencja modeli językowych: Microsoft Azure OpenAI Service (Microsoft Ireland, Sweden Central, EU Data Boundary) jako jedyny fundament AI – OVHcloud jako opcjonalny zapas w pełni w UE
Przetwarzanie mowy: Deepgram w konfiguracji UE + KugelAudio (niemiecka firma, hosting w UE)
Automatyczne usuwanie po 30/90 dniach, konfigurowalne dla organizacji
AI Act art. 50, wdrożony przed 02.08.2026
Od 2 sierpnia 2026 systemy AI muszą na początku rozmowy ujawniać każdemu użytkownikowi końcowemu, że są oparte na AI. Rinqo czyni to wszędzie ustawieniem domyślnym, zanim termin wejdzie w życie, a nie dopiero po nim.
Głos: obowiązkowy komunikat jako pierwsza klatka audio, przed każdą odpowiedzią
Czat/e-mail: oznaczenie AI w stopce i temacie
Syntetyczne audio jest oznaczane maszynowo zgodnie z kodeksem postępowania (czerwiec 2026)
Kara za naruszenie: do 15 mln € lub 3% światowego rocznego obrotu (wartość wyższa)
Źródła: RODO art. 28 + 32 (powierzenie przetwarzania + bezpieczeństwo) · rozporządzenie EU AI Act 2024/1689 · wytyczne BfDI dot. ochrony danych.
Przeciętny gabinet fizjoterapii obsługuje według raportu ZVK 200–350 aktywnych skierowań równolegle i otrzymuje 120–220 połączeń tygodniowo. Pacjenci dzwonią zwykle po wizycie u lekarza, ze skierowaniem w ręku, i potrzebują serii wizyt (6 lub 10 zabiegów) zamiast pojedynczej. Praktyka musi przypisać terapeutów z odpowiednią specjalizacją (terapia CMD, drenaż limfatyczny, terapia skoliozy, dno miednicy) i zachować poprawne odstępy między zabiegami (zwykle 2–3 dni). Pacjenci prywatni i płacący samodzielnie mają inne stawki i zapotrzebowanie na doradztwo. Skierowanie wygasa 28 dni po wystawieniu – pacjenci bez szybkiej pierwszej wizyty tracą skierowanie. Kto wisi na linii, idzie do następnej praktyki.
Pacjenci potrzebują rezerwacji serii, nie pojedynczych wizyt, ręczne wprowadzanie jest czasochłonne
Bez wstępnej weryfikacji skierowania przez telefon pacjenci przychodzą na wizytę bez ważnego skierowania
Niektórych specjalizacji (CMD, MLD, terapia skoliozy) nie da się umówić u każdego terapeuty
Pacjenci płacący samodzielnie i prywatni mają inne stawki, doradztwo kosztuje zespół czas
“
Przez telefon nie umawiamy jednej wizyty, umawiamy sześć albo dziesięć. Jedno skierowanie to cała seria. Ręcznie trwa to wieczność.
Jak działa Agent telefoniczny dla branży Gabinety fizjoterapii.
Państwa asystent telefoniczny AI zapisuje skierowanie w uporządkowany sposób: rozpoznanie, kod świadczenia (KG, MT, MLD, KG-ZNS, PNF), liczba zabiegów, kierująca praktyka. Na podstawie kodu świadczenia proponuje terapeutów z odpowiednią specjalizacją. Serie wizyt są planowane z poprawnymi odstępami: 2× w tygodniu pn.+czw. lub wt.+pt., po 30 min. Przy wygaśnięciu skierowania w ciągu 28 dni wskazuje na adnotację o opóźnionym rozpoczęciu zgodnie z umową ramową. Taryfy płacących samodzielnie i świadczenia prywatne komunikuje przejrzyście. Przy odwołaniach automatycznie aktywuje listy oczekujących. Zapytania o wizyty domowe są wstępnie kwalifikowane (opłata za wizytę domową, kilometry dojazdu, dostępność mobilnego leczenia). Praktyka sprawdza następnego dnia tylko szczegółowe wyjaśnienia, rutyna przebiega automatycznie.
200-350aktywnych skierowań na praktykę (raport ZVK)
28 dnitermin wygaśnięcia skierowania po wystawieniu
6-10zabiegów na standardowe skierowanie
Dlaczego Rinqo dla fizjoterapii – logika skierowań, RODO, serie wizyt.
Gabinety fizjoterapii potrzebują więcej niż narzędzia do umawiania wizyt. Potrzebują agenta, który rozumie logikę skierowań, rozpoznaje kody świadczeń i planuje serie wizyt z poprawnymi odstępami.
Logika skierowań
Kody świadczeń rozpoznane, serie wizyt uporządkowane.
Agent zna KG, MT, MLD, KG-ZNS, PNF, BG, masaż. Przypisuje skierowanie odpowiedniej specjalizacji terapeuty, sprawdza termin wygaśnięcia (28 dni), proponuje warianty serii z poprawnymi odstępami i rezerwuje wszystkie zabiegi za jednym razem.
Rozpoznawanie kodu świadczenia · przypisanie terapeuty · sprawdzenie wygaśnięcia po 28 dniach
RODO art. 9 + 32
Dane pacjentów zostają w Niemczech.
Rinqo przetwarza wszystkie połączenia wyłącznie w centrach danych w UE: Hetzner Falkenstein i Nürnberg. Nie ma żadnego przepływu danych do USA, bez ekspozycji na CLOUD Act. Umowa powierzenia zgodnie z art. 28 RODO jest standardowo możliwa do podpisania cyfrowo.
Hetzner Falkenstein DE · umowa powierzenia (art. 28) w cenie · bez chmury z USA
AI Act art. 50 (obowiązuje od 02.08.2026)
Obowiązek informacyjny automatyczny, zgodność bez wysiłku.
Od 2 sierpnia 2026 artykuł 50 unijnego rozporządzenia o AI wymaga od każdej praktyki obowiązku informacyjnego przy telefonicznym asystencie AI. Rinqo załatwia to automatycznie, treść komunikatu edytowalna zgodnie z językiem praktyki.
Audioinformacja na każde połączenie · edytowalna wg głosu marki
Rinqo vs klasyczne rozwiązania dla gabinetów fizjoterapii.
Porównanie popularnych opcji.
Cecha
Rinqo
od 99 € netto/mies.
DE-IVR
klasyczna centrala telefoniczna
US-Voice-AI
dostawcy międzynarodowi
Automatyczna sekretarka
klasyczna
Zapisywanie skierowań
Rozpoznawanie kodu świadczenia
Potrzebna własna konfiguracja
Rezerwacja serii wizyt
6–10 zabiegów za jednym razem
Specjalizacja terapeutów
CMD/MLD/skolioza rozpoznane
RODO + centrum danych w UE
Hetzner DE
CLOUD Act
Obowiązek informacyjny AI Act art. 50
Automatycznie
,
,
Tym zajmuje się agent dla Gabinety fizjoterapii.
Zapisywanie danych ze skierowania (rozpoznanie, kod świadczenia, liczba zabiegów, kierująca praktyka)
Planowanie serii wizyt z poprawnymi odstępami
Przypisywanie specjalistów według specjalizacji (CMD, MLD, skolioza, dno miednicy)
Komunikowanie taryf płacących samodzielnie i świadczeń prywatnych
Wstępna kwalifikacja zapytań o wizyty domowe z dojazdem + mobilnym leczeniem
Co potrafi Agent telefoniczny
Automatycznie odpowiada na częste pytania
Umawia terminy bezpośrednio w Państwa kalendarzu
Kwalifikuje zapytania i zbiera dane kontaktowe
Przekazuje złożone sprawy Państwa zespołowi
Mówi w ponad 20 językach
Uczy się z Państwa strony i dokumentów
Uczciwe odpowiedzi na prawdziwe wątpliwości.
Cztery pytania, które przed startem zadaje nam każdy gabinet.
Czy to działa z naszym systemem zarządzania praktyką (Theorg, Buchner, Therapieorganizer)?
Agent umawia wizyty przez Cal.com lub Kalendarz Google. Bezpośrednie integracje z Theorg, Buchner i Therapieorganizer są w przygotowaniu. Do tego czasu synchronizacja przebiega przez most kalendarzowy, zwykle 15 minut konfiguracji.
Czy agent rozpozna różne kody świadczeń?
Tak. Agent zna popularne kody świadczeń (KG, MT, MLD, KG-ZNS, PNF, BG, masaż) i przypisuje je odpowiedniej specjalizacji terapeuty. Przy rzadszych skierowaniach sprawa jest zapisywana i eskalowana do praktyki.
Co dzieje się przy wygaśnięciu skierowania?
Agent sprawdza datę wystawienia i przy grożącym wygaśnięciu po 28 dniach wskazuje na adnotację o opóźnionym rozpoczęciu zgodnie z umową ramową. Proponuje możliwie najszybszy pierwszy kontakt, aby skierowanie nie wygasło.
Najczęstsze pytania: Agent telefoniczny dla Państwa branży Gabinety fizjoterapii.
Tak. Przy skierowaniu na 6 zabiegów agent proponuje dwa warianty serii (np. pn.+czw. lub wt.+pt. po 30 min) i rezerwuje wszystkie 6 wizyt w jednej operacji. Praktyka otrzymuje zwięzłe podsumowanie e-mailem.
Agent sprawdza datę wystawienia i przy grożącym wygaśnięciu po 28 dniach wskazuje na adnotację o opóźnionym rozpoczęciu. Priorytetyzuje wczesny pierwszy kontakt, aby skierowanie nie wygasło.
Tak. Agent zna popularne kody świadczeń i specjalizacje z Państwa listy terapeutów. Przypisuje pacjentów właściwemu specjaliście i blokuje odpowiednie terminy.
Agent zna Państwa taryfy płacących samodzielnie i świadczenia prywatne z bazy wiedzy. Przy takich połączeniach przejrzyście komunikuje stawki przed rezerwacją.
Plan Starter od 99 € netto/mies. (500 środków). Średnie praktyki z 180 połączeniami tygodniowo zwykle korzystają z planu Pro (349 €, 2000 środków).
Sven tworzy Rinqo w oparciu o proste spostrzeżenie: większość narzędzi AI projektuje się w San Francisco, a sprzedaje w Berlinie. Warsztat w Schwarzwaldzie, gabinet weterynaryjny w Salzburgu, rodzinny hotel w Tyrolu dostają oprogramowanie, które nie mówi ich językiem. Rinqo to odwraca. Na europejskich serwerach, skonfigurowane w dziesięć minut, w dwudziestu językach. Z szablonami stworzonymi przez same branże.
