Des demandes en direct, pas des commissions de portail.
Les hôtels paient une commission sur chaque réservation via un portail, tandis que les appels directs à midi ou après 19 h finissent sur la messagerie. Votre agent décroche, répond aux questions courantes à partir de vos documents et prend les demandes de réservation au complet, pour que votre réception puisse les confirmer.
par Sven Pflüger · Fondateur, rinqo·Dernière mise à jour:
Mention selon l'article 50 de l'AI Act européen:Le message d'accueil préréglé annonce d'emblée que c'est une IA qui parle. Si un numéro de transfert est enregistré, l'agent met en relation avec un humain sur demande.Notre approche de l'IA
Que fait l'assistant téléphonique IA pour les hôtels ?
L'assistant téléphonique IA pour hôtels répond aux appels 24 h/24, renseigne les clients sur le petit-déjeuner, le parking et l'arrivée à partir de vos documents et prend les demandes de réservation avec les dates du séjour, la catégorie de chambre et le nombre de personnes. C'est votre réception qui confirme la réservation ; l'agent ne prend volontairement aucune donnée de carte au téléphone.
Serveurs en Allemagne · sans groupes américains
Stocké en Allemagne. Traité dans l’UE, sans prestataire américain.
Conforme au RGPD sur des serveurs de l'UE
Beaucoup hébergent dans l'UE et envoient pourtant les données à des groupes américains comme OpenAI. Pas nous. Les appels, transcriptions et données de connaissances se trouvent sur des serveurs en Allemagne, le traitement par l'IA a lieu chez des prestataires européens dans l'UE. Le contrat de sous-traitance selon l'art. 28 RGPD est en place.
Hébergement en Allemagne, dans des centres de données certifiés ISO 27001
Le traitement par l'IA s'exécute chez des prestataires européens dans l'UE, pas chez des groupes américains comme OpenAI, Google ou Amazon. Aucun entraînement sur vos données.
Reconnaissance vocale avec traitement dans l'UE et synthèse vocale d'un fournisseur allemand ; les clients reçoivent la liste nominative des prestataires dans le tableau de bord
Suppression automatique : 90 jours par défaut, réglable à partir de 7 jours
AI Act art. 50 : mention IA activée par défaut
Depuis le 2 août 2026, les personnes doivent savoir, au plus tard au premier contact, qu'elles parlent ou écrivent à une IA. Chez rinqo, cette mention est activée par défaut sur chaque canal.
Téléphone : le message d'accueil préréglé mentionne l'IA ; les appels lancés par l'agent lui-même commencent toujours par là
Chat : mention en permanence dans la fenêtre. E-mail : mention sous chaque réponse de l'agent
Images générées : indication IA dans les métadonnées, plus un label visible activé par défaut
Amende en cas de manquement : jusqu'à 15 M€ ou 3 % du chiffre d'affaires annuel mondial, pour les PME le montant le plus bas
Sources : RGPD art. 28 + 32 (sous-traitance + sécurité) · règlement AI Act européen 2024/1689 · orientations de la DSK (conférence allemande des autorités de protection des données) sur l'intelligence artificielle et la protection des données (2024). Cet aperçu ne remplace pas un conseil juridique.
Pourquoi les hôtels ont besoin d'un agent IA.
Le DEHOGA recense 40 158 établissements d'hébergement en Allemagne. Les pics d'appels tombent en fin de matinée et en début de soirée, c'est-à-dire pile au moment de la relève à la réception. HOTREC mesure en Europe 50,9 % de nuitées réservées en direct ; la part de marché des portails est passée de 19,7 % en 2013 à 29,6 %. Qui n'arrive pas à joindre l'hôtel réserve via un portail. Un agent IA prend précisément ces appels et en fait des demandes que votre réception peut confirmer directement.
Les appels du midi et du soir finissent souvent sur la messagerie vocale
Les commissions OTA rognent le prix de la chambre à chaque réservation via un portail
Petit-déjeuner, parking, animaux, les mêmes questions chaque jour
Les clients internationaux appellent en 5 langues, la réception en parle 2
Comment fonctionne lagent téléphonique pour les hôtels.
Votre agent décroche sans menu à touches, dans les langues que vous activez. Pour une demande de réservation, il note la date d'arrivée, la date de départ, la catégorie de chambre, le nombre de personnes et les coordonnées, les relit pour confirmation et transmet la demande à votre réception avec un résumé. Si votre logiciel de réservation dispose d'une interface ouverte, la consultation des disponibilités peut être configurée comme une connexion. Il répond aux questions courantes sur le petit-déjeuner, le parking, les animaux ou l'arrivée à partir de votre règlement intérieur. Les réclamations, demandes d'annulation ou demandes de groupe sont transmises à la réception.
40 158
établissements d'hébergement en Allemagne, statistiques TVA 2024
Service multilingue dans les langues que vous activez
Ce que fait lagent téléphonique
Répond automatiquement aux questions fréquentes
Réserve des rendez-vous directement dans votre agenda
Qualifie les demandes et recueille les coordonnées
Transmet les cas complexes à votre équipe
Langue principale parmi 17+ langues
Répond à partir de votre site et de vos documents
Des réponses honnêtes à de vraies préoccupations.
Les questions qui se posent avant de se lancer.
L'agent prend-il les données de carte bancaire ?
Non, et c'est voulu. Un numéro de carte n'a rien à faire dans l'enregistrement ni dans la transcription d'une conversation avec une IA, et les paiements par carte obéissent à des règles de sécurité strictes. Le paiement et la garantie passent par votre moteur de réservation ou par la réception.
Comment l'agent gère-t-il les annulations et les remboursements ?
L'agent explique vos conditions d'annulation à partir de vos documents et transmet les demandes d'annulation et les questions de remboursement à la réception, avec un résumé. Il ne modifie rien dans votre système de réservation.
Que se passe-t-il si l'équipe de réception veut reprendre un appel ?
Oui. Si vous configurez un renvoi, l'agent transfère les appels à la réception. Vous retrouvez toutes les conversations, avec leur transcription, dans le tableau de bord.
Questions fréquentes pour les hôtels.
Apaleo et Mews se connectent via leurs interfaces ouvertes ; l'agent consulte alors directement les disponibilités. Il ne crée pas de réservations fermes dans votre logiciel de réservation.
Au téléphone, vous choisissez la langue principale parmi plus de 17 langues, dont l'allemand, l'anglais, le français, l'italien, l'espagnol et le néerlandais ; l'agent reconnaît en plus automatiquement l'anglais. Par chat et par e-mail, il répond dans la langue de la demande.
L'agent transmet les réclamations au chef de réception, par transfert d'appel ou par e-mail avec un résumé. Vous décidez dans quels cas : par exemple pour les réclamations, les remboursements, les mariages ou les demandes de groupe.
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Fondateur de rinqo. Construit une mémoire d'entreprise où le savoir d'une organisation converge et reste disponible, ainsi que les agents IA qui en vivent : au téléphone, dans la boîte de réception, dans le chat, en marketing et dans d'autres rôles. Écrit ici sur l'introduction de l'IA en entreprise, sur la protection des données et sur ce qui tient dans la pratique. Conçu en Allemagne, traité dans l'UE, sans fournisseur américain.
