Prescriptions recueillies. Séries de rendez-vous réservées. Demandes transmises au bon thérapeute.
Les cabinets de physiothérapie vivent des prescriptions et des rendez-vous de suivi, pas des passages spontanés. Votre assistant téléphonique IA saisit les données de prescription (diagnostic, moyen thérapeutique, séances), réserve des séries de rendez-vous avec les bons intervalles et affecte les patients aux thérapeutes selon leur spécialisation (CMD, drainage lymphatique manuel, thérapie de la scoliose, périnée).
par Sven Pflüger · Fondateur, rinqo·Dernière mise à jour:
Mention selon l'article 50 de l'AI Act européen:Le message d'accueil préréglé annonce d'emblée que c'est une IA qui parle. Si un numéro de transfert est enregistré, l'agent met en relation avec un humain sur demande.Notre approche de l'IA
Que fait l'assistant téléphonique IA pour les cabinets de physiothérapie ?
L'assistant téléphonique IA pour cabinets de physiothérapie saisit les données de prescription (diagnostic, code de prestation KG/MT/MLD, nombre de séances, cabinet prescripteur), vérifie les thérapeutes ayant la spécialisation adéquate, propose des options de série avec les bons intervalles (p. ex. 2× par semaine lun+jeu, 30 min chacune) et réserve jusqu'à 8 rendez-vous de suivi au cours du même appel, y compris une mention d'expiration sous 28 jours.
Serveurs en Allemagne · sans groupes américains
Stocké en Allemagne. Traité dans l’UE, sans prestataire américain.
Conforme au RGPD sur des serveurs de l'UE
Beaucoup hébergent dans l'UE et envoient pourtant les données à des groupes américains comme OpenAI. Pas nous. Les appels, transcriptions et données de connaissances se trouvent sur des serveurs en Allemagne, le traitement par l'IA a lieu chez des prestataires européens dans l'UE. Le contrat de sous-traitance selon l'art. 28 RGPD est en place.
Hébergement en Allemagne, dans des centres de données certifiés ISO 27001
Le traitement par l'IA s'exécute chez des prestataires européens dans l'UE, pas chez des groupes américains comme OpenAI, Google ou Amazon. Aucun entraînement sur vos données.
Reconnaissance vocale avec traitement dans l'UE et synthèse vocale d'un fournisseur allemand ; les clients reçoivent la liste nominative des prestataires dans le tableau de bord
Suppression automatique : 90 jours par défaut, réglable à partir de 7 jours
AI Act art. 50 : mention IA activée par défaut
Depuis le 2 août 2026, les personnes doivent savoir, au plus tard au premier contact, qu'elles parlent ou écrivent à une IA. Chez rinqo, cette mention est activée par défaut sur chaque canal.
Téléphone : le message d'accueil préréglé mentionne l'IA ; les appels lancés par l'agent lui-même commencent toujours par là
Chat : mention en permanence dans la fenêtre. E-mail : mention sous chaque réponse de l'agent
Images générées : indication IA dans les métadonnées, plus un label visible activé par défaut
Amende en cas de manquement : jusqu'à 15 M€ ou 3 % du chiffre d'affaires annuel mondial, pour les PME le montant le plus bas
Sources : RGPD art. 28 + 32 (sous-traitance + sécurité) · règlement AI Act européen 2024/1689 · orientations de la DSK (conférence allemande des autorités de protection des données) sur l'intelligence artificielle et la protection des données (2024). Cet aperçu ne remplace pas un conseil juridique.
Pourquoi les cabinets de physiothérapie ont besoin d'un agent IA.
212 000 kinésithérapeutes travaillent en Allemagne. Ils soignent, et pendant qu'ils soignent, le téléphone sonne. Les patients appellent avec l'ordonnance en main et ont besoin d'une série de rendez-vous, pas d'un seul. Le cabinet doit affecter la bonne spécialisation, thérapie des ATM, drainage lymphatique, traitement de la scoliose, périnée, et respecter les intervalles entre les séances. L'ordonnance expire 28 jours après sa délivrance : qui n'obtient pas vite un premier rendez-vous la perd. Qui reste en attente au téléphone va au cabinet suivant.
Les patients ont besoin de réservations en série, pas de rendez-vous uniques, la saisie manuelle est chronophage
Sans vérification préalable de la prescription au téléphone, les patients arrivent au rendez-vous sans prescription valide
Certaines spécialisations (CMD, MLD, thérapie de la scoliose) ne sont pas réservables auprès de chaque professionnel
Les payeurs directs et les assurés privés ont d'autres tarifs horaires, le conseil coûte du temps à l'équipe
Au téléphone, nous ne réservons pas un rendez-vous, nous en réservons six ou dix. Une prescription est toute une série. Manuellement, cela prend une éternité.
Comment fonctionne lagent téléphonique pour les cabinets de physiothérapie.
Votre assistant téléphonique IA saisit la prescription de façon structurée : diagnostic, code de prestation (KG, MT, MLD, KG-ZNS, PNF), nombre de séances, cabinet prescripteur. À partir du code de prestation, il propose des professionnels ayant la spécialisation adéquate. Les séries de rendez-vous sont planifiées avec les bons intervalles, 2× par semaine lun+jeu ou mar+ven, 30 min chacune. En cas d'expiration de la prescription sous 28 jours, il signale la mention de début tardif selon la convention-cadre (Mittlere Vereinbarung). Il communique de façon transparente les tarifs payeur direct et les prestations privées. En cas d'annulation, il active automatiquement les listes d'attente. Les demandes de visite à domicile sont préqualifiées (frais de visite à domicile, kilomètres de déplacement, disponibilité du traitement mobile). Le cabinet ne vérifie le lendemain que les clarifications de détail, la routine se fait automatiquement.
Pourquoi rinqo pour la physiothérapie, logique de prescription, RGPD, séries de rendez-vous.
Les cabinets de physiothérapie ont besoin de plus qu'un outil de prise de rendez-vous. Ils ont besoin d'un agent qui comprend la logique des prescriptions, reconnaît les codes de prestation et planifie les séries de rendez-vous avec les bons intervalles.
Logique de prescription
Codes de prestation reconnus, séries de rendez-vous structurées.
L'agent connaît KG, MT, MLD, KG-ZNS, PNF, BG, massage. Il affecte la prescription à la spécialisation de thérapeute adéquate, vérifie le délai d'expiration (28 jours), propose des options de série avec les bons intervalles et réserve jusqu'à 8 rendez-vous de suivi au cours du même appel.
Reconnaissance du code de prestation · affectation des thérapeutes · vérification d'expiration à 28 jours
RGPD art. 9 + 32
Données des patients : stockées en Allemagne, traitées uniquement dans l'UE.
rinqo traite tous les appels exclusivement dans des centres de données de l'UE, les serveurs se trouvent en Allemagne. Il n'y a aucun flux de données vers les États-Unis, le traitement reste entièrement dans l'UE. L'accord de sous-traitance selon l'art. 28 RGPD est signable numériquement par défaut.
Serveurs en Allemagne · accord de sous-traitance art. 28 inclus · traitement dans l'UE
AI Act art. 50 (applicable à partir du 02.08.2026)
Mention de l'IA d'office dans l'accueil.
À partir du 2 août 2026, l'article 50 du règlement européen sur l'IA exige que les appelants reconnaissent que c'est une IA qui parle. Chez rinqo, la mention figure d'office dans l'accueil, la formulation s'adapte à la langue du cabinet.
Mention de l'IA dans l'accueil préréglé · formulation modifiable
rinqo vs solutions classiques pour cabinets de physiothérapie.
Comparaison des options courantes.
Caractéristique
rinqo
Tous les canaux, un abonnement
SVI DE
standard téléphonique classique
Voice-AI américaine
fournisseurs internationaux
Répondeur
classique
Saisie de la prescription
Reconnaissance du code de prestation
Configuration sur mesure nécessaire
Réservation de séries de rendez-vous
jusqu'à 8 rendez-vous au cours du même appel
Spécialisation des thérapeutes
CMD/MLD/scoliose reconnus
RGPD + centre de données UE
Hetzner DE
CLOUD Act
Mention de l'IA au titre de l'art. 50 de l'AI Act
Automatique
Pas un système d'IA
Pas un système d'IA
Ce que votre agent prend en charge pour les cabinets de physiothérapie
Saisir les données de prescription (diagnostic, code de prestation, séances, cabinet prescripteur)
Planifier des séries de rendez-vous avec les bons intervalles
Affecter les professionnels selon leur spécialisation (CMD, MLD, scoliose, périnée)
Communiquer les tarifs payeur direct et les prestations privées
Préqualifier les demandes de visite à domicile avec déplacement + traitement mobile
Ce que fait lagent téléphonique
Répond automatiquement aux questions fréquentes
Réserve des rendez-vous directement dans votre agenda
Qualifie les demandes et recueille les coordonnées
Transmet les cas complexes à votre équipe
Langue principale parmi 17+ langues
Répond à partir de votre site et de vos documents
Des réponses honnêtes à de vraies préoccupations.
Les questions qui se posent avant de se lancer.
Cela fonctionne-t-il avec notre logiciel de gestion de cabinet (Theorg, Buchner, Therapieorganizer) ?
L'agent réserve les rendez-vous via Google Agenda, Microsoft Outlook ou un agenda avec accès CalDAV (par exemple iCloud ou Nextcloud). Si votre logiciel de cabinet (par exemple Theorg, Buchner ou Therapieorganizer) dispose d'une interface ouverte, nous mettons la connexion en place avec vous. Sinon, la synchronisation se fait via l'agenda.
L'agent reconnaît-il différents codes de prestation ?
Oui. L'agent connaît les codes de prestation courants (KG, MT, MLD, KG-ZNS, PNF, BG, massage) et les affecte à la spécialisation de thérapeute adéquate. Pour les prescriptions plus rares, la demande est recueillie et escaladée vers le cabinet.
Que se passe-t-il en cas d'expiration de la prescription ?
L'agent vérifie la date de délivrance et signale, en cas d'expiration imminente à 28 jours, la mention de début tardif selon la convention-cadre (Mittlere Vereinbarung). Il propose un premier contact au plus tôt, afin que la prescription n'expire pas.
Questions fréquentes pour les cabinets de physiothérapie.
Oui. Pour une prescription de 6 séances, l'agent propose deux options de série (p. ex. lun+jeu ou mar+ven, 30 min chacune) et réserve les 6 rendez-vous au cours du même appel, jusqu'à 8 rendez-vous de suivi sont possibles. Le cabinet reçoit un résumé compact par e-mail.
L'agent vérifie la date de délivrance et signale, en cas d'expiration imminente à 28 jours, la mention de début tardif. Il privilégie un premier contact précoce, afin que la prescription n'expire pas.
Oui. L'agent connaît les codes de prestation courants et les spécialisations à partir de votre liste de thérapeutes. Il affecte les patients au professionnel adéquat et bloque les créneaux correspondants.
L'agent connaît vos tarifs payeur direct et vos prestations privées à partir de la base de connaissances. Pour ces appels, il communique les tarifs horaires de façon transparente avant la réservation.
Les cabinets de taille moyenne avec 180 appels par semaine ont besoin d'un volume plus important, nous le calculons lors du premier échange.
Multicanal pour votre secteur
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Fondateur de rinqo. Construit une mémoire d'entreprise où le savoir d'une organisation converge et reste disponible, ainsi que les agents IA qui en vivent : au téléphone, dans la boîte de réception, dans le chat, en marketing et dans d'autres rôles. Écrit ici sur l'introduction de l'IA en entreprise, sur la protection des données et sur ce qui tient dans la pratique. Conçu en Allemagne, traité dans l'UE, sans fournisseur américain.
